かんたん日報は、会計ワークス独自の入力ツールです。
交通費や出張費といった経費精算などを日報形式で入力します。
入力者はあらかじめ登録されている「かんたん辞書」を利用して、メモや金額だけ入力します。また、個人別の辞書を持つことができるので、入力者に応じたパターンを持つこともできます。かんたん日報は、印刷もできるので出力して領収書などを添付して提出する事もできます。承認機能があり、承認が行われると振替伝票形式で自動仕訳されるようになっています。
会計－かんたん日報－日報をクリックして、画面の構成を確認してみましょう。
Point
- かんたん日報承認後の自動仕訳では、「メモ」が振替伝票上の摘要となります。
- 部門を選択しＧＯボタンをクリックすると、所属社員が選択できます。
ここで選択している部門が振替伝票上の部門となります。 - 目的・行先は、自動仕訳の際に反映はされません。
かんたん日報の出力時に反映されるだけです。（全角40文字以内で登録できます）
下記の内容をかんたん日報に登録してみましょう。
| 日付 | 社員 | 取引内容 |
| 2012/9/17 | 鈴木奈々子 | 高速代700円、駐車料1,500円を現金で支払った（訪問先：税務署） |
- 日付を入力して、部門・社員を選択します。
- 精算科目を選択します。
- 入力したい辞書分類を選択します。今回は「交通費」をクリックします。
- 適切な内容部分に金額をメモを入力します。（メモは全角30文字まで）
- 入力が終了したら、登録ボタンをクリックします。
- 「かんたん日報（確認）」画面が表示されます。内容を確認して確認ボタンをクリックします。また、ここで確認ではなく印刷ボタンをクリックすることにより、経費精算書を出力することができます。今回は印刷ボタンを選択して下さい
。
【かんたん辞書】
かんたん日報の画面に表示される内容は、設定－会計－かんたん辞書の設定が反映されています。かんたん辞書はClearWorksで初期値設定されている内容がありますが、自社に合わせて使いやすいように変更する必要があります。
設定－会計－かんたん辞書をクリックして、画面の構成を確認してみましょう。
- かんたん辞書（かんたん辞書）
まず、入力項目として表示する仕訳内容を登録します。承認時は、この辞書に登録された仕訳のパターンで振替伝票が作成されます。 - かんたん辞書（精算科目）
よく使用するものは、かんたん辞書（精算科目）に登録しておきます。 - かんたん辞書（かんたん辞書選択・全体）
かんたん辞書（かんたん辞書）で登録した仕訳を、日報入力画面で4つの分類のどこに表示させるのかを設計します。（交通費・出張費・交際費・その他経費） - かんたん辞書（かんたん辞書選択・個人）
かんたん辞書（かんたん辞書）で登録した仕訳を、日報入力の画面で社員毎にどの辞書を表示させるかを設計します。（初期値はありません）操作は全体と同様です。
Point
- かんたん辞書名は、実際に日報を入力する人がわかりやすい名称を付けましょう。
- かんたん辞書登録が可能な仕訳は、単一仕訳だけです。複合仕訳は登録できません。
- 日報で使用されているかんたん辞書は、削除することができません。辞書を表示させないようにする場合は、選択・個人の画面よりの削除を行って下さい。
- かんたん辞書の登録に制限はありませんが、分類自体の追加変更はできません。また、1分類あたり20項目までのかんたん辞書登録になります。分類タイトルに必ずしも合っていないものでも使用することは可能です。（運用でカバーして下さい）
下記のかんたん辞書内容を登録してみましょう。
【参考】
辞書登録における科目の選択方法
辞書登録（かんたん辞書・仕訳辞書・伝票辞書）の画面と、実際の入力（出納帳・伝票）画面では、科目の入力方法が異なります。
辞書登録画面では、2種類の入力方法があります。
- 科目コードを入力してGOボタンをクリックする方法
- 科目検索機能を利用する方法（科目コードが分からない場合）
検索ボタンをクリックします。科目検索画面が表示されるので、検索した科目の属性をクリックします。該当属性の科目が表示されるので、科目コードをクリックすることで選択できます。
上記登録を行った“パソコン用品購入”を「その他経費」分類へ追加してみましょう。
また、精算科目として「未払金」を設定してみましょう。
下記の内容をかんたん日報へ登録してみましょう。
Point
- 異なる辞書分類に登録されているものも、同じ精算書として登録できます。
この場合、全ての辞書分類の入力を行ってから登録ボタンをクリックして下さい。 - 「前へ」「次へ」ボタンをクリックすると、登録済みのかんたん日報を画面表示します。
かんたん日報承認の権限があるユーザは、全ての日報を表示することができますが、権限がないユーザの場合は自分が登録した日報のみの表示になります。 - 承認権限があるユーザは、「かんたん日報承認」にて承認されている日報も確認することができますが、承認権限かないユーザは、承認済みの日報は「前へ」「次へ」ボタンをクリックしても表示されなくなります。承認前の日報は、表示をさせることで修正削除が可能です。